学校各部门、各二级学院、各位教职工：

为最大限度提升报账工作效率，方便会计档案查阅，维护原始单据完整性，同时也为财务报销全面信息化、自动化、影像化做好铺垫，财务处拟从2024年1月1日起全面采用A4制式的报销凭证。现就有关细节事项通知如下：

一、旧版单据将全面停止使用

自2024年1月1日起，旧版的各式单据正式停止使用，2024年新签批的报销单据必须采用新版格式。考虑到2023年有部分业务单据还未报销结束，故将2024年1月设为过渡期，过渡期内原领导已签批的老式单据依然有效，但附件必须以新版格式整理，请各位老师抓紧时间报账。

二、原始凭证粘贴、整理要求

1.所有小于A4大小的原始票据，如火车票、飞机票、POS刷卡单据、支付清单、纸质发票等，应先用A4纸打印《九江学院原始单据粘贴单》，然后在粘贴单上分类整理粘贴。

粘贴票据时，原则上采用平铺的方式，从左至右、从上至下依次使用液体胶水粘贴（不要使用固体胶、双面胶、订书钉），注意票面信息不要被遮挡，不要贴在装订线之内；若票据张数较多，可呈“鱼鳞”状粘贴在粘贴区内，均匀、平整、由左至右、开口向右。

2、所有电子发票请从源文件（.pdf文件、.odf文件、.xml文件，切勿截图）设置A4横向居中平铺打印，不需要粘贴在粘贴单上，直接粘贴在报销单的左上角即可。电子发票自2024年1月1日起不再需要报销人自行验票，但粘贴时请不要遮挡左上角的发票二维码。

按照财政部、国家档案局《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号）文件中第四款“单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证”，所以请各位报销人在报销之余留存好电子发票的电子文件，并在报销结束后把电子发票文件（.pdf文件、.odf文件、.xml文件，切勿截图）发至我处发票接收邮箱jjucwc_invoice@126.com。

3、其他规格为A4纸张大小的附件（如合同、各类文件、清单、出差审批表、通知等），不需要粘贴在粘贴单上，直接附在报销单后，依次粘贴左上角即可。整个报销材料必须为整齐的A4横向堆叠，方便阅读和装档。

三、新版报销单使用要求

1、新版A4格式的《九江学院费用报销单》、《九江学院差旅费报销单》、《九江学院人员经费报销单》均已上传网站（见附件）。财务处除2024年1月份少量限量供应空白纸质单据（供手写），后期将不再统一印刷。报销人可根据报销需要，自行去学院财务处下载单据，在电脑上填好相关信息后，自行打印使用。

2、新版A4格式的《九江学院借款单》仍由财务处统一印制，一式三联，请报销人前来财务处领取。

3、各类单据中需要填写的内容，可以录入后打印，并根据实际需要适度调整。部分内容已圈定了填写范围，请在单元格中下拉选择。请不要改变单据的基本格式和单据内容的完整性，每张报销单据需打印到一张A4纸上（A4、横向）。对于擅自更改格式的，打印不清晰的，跨页打印的报销单据，财务处将直接退回，不予接受。

4、财务处会根据各类单据的实际使用情况和反馈意见，酌情修改报销单的内容与版式。

                             财务处  

2024年1月5日